通过清晰的员工手册人力资源政策预防职场纠纷

在马来西亚节奏迅速的企业环境中，有效管理员工关系对于维持企业稳定运营和符合法律要求至关重要。其中一个最有效和具有前瞻性的做法，是制定明确且全面的人力资源（HR）政策，并将其正式载入员工手册，作为雇主与员工双方的行为指引。  

为何清晰的人力资源政策如此重要？

《1955年雇佣法令》为马来西亚的雇佣事务提供了一个广泛的法律框架，但它可能无法涵盖所有具体情况或为各种职场情境提供详细指导。这正是人力资源政策发挥关键作用的地方。虽然人力资源政策在法律上并非强制性规定，但它作为一套根据公司特定需求量身定制的内部规章制度，对于企业管理至关重要。它能够补充法律中含糊不清、未提及或仅作一般性规定的部分，是实现高效职场治理的重要工具。

职场纠纷往往源于沟通不畅、处理不一致或缺乏透明度。全面的人力资源政策框架有助于降低这些风险，具体体现在以下几个方面：

1. 明确雇主与员工双方的期望与职责；
2. 在处理纪律问题时保持一致性；
3. 提供解决内部申诉的机制；
4. 确保遵守《1955年雇佣法令》、《1967年工业关系法令》及其他相关马来西亚劳动法规。

员工手册中应包含的关键人力资源政策

雇佣条款

明确列出雇佣的条款和条件，包括岗位职责、工作时间、各类假期（年假、病假、紧急假等）的规定，以及终止雇佣的程序。此部分应符合《1955年马来西亚雇佣法令》和其他相关法律的规定。如人力资源政策与聘用信或雇佣合约之间存在不一致，应以聘用信或雇佣合约的条款为准。

行为准则与纪律程序

设定员工在工作场所的行为规范，包括职业操守、保密义务、公司财产的使用，以及对内对外合规的要求。纪律处理程序应依据《1955年雇佣法令》第14条，确保处理过程公平、透明，给予员工申诉和解释的机会。

为了维护自然公正原则，在解雇员工时，行为守则（Code of Conduct）是一个重要的考量因素。正如在Khanum v Mid-Glamorgan Area Health Authority [1970] ICR 911 EAT（俱乐部案）一案中所确立的，如果雇主遵循了双方约定的纪律处分程序，那么要认定该解雇在程序上不公正是非常困难的。

申诉与争议解决机制

建立员工内部申诉程序，鼓励员工在问题初期通过非正式沟通或正式申诉机制解决争议。应明确申诉的步骤，包括向直属上司反映、提交书面投诉至人力资源部或管理层等环节。及时妥善的内部解决方式有助于维护良好的工作环境，避免争议扩大化或法律诉讼。

平等机会与反歧视政策

重申公司对无歧视工作环境的承诺。公司不得基于种族、宗教、性别、年龄、残疾、婚姻状况或其他受法律保护的因素对员工进行不公平对待。该政策应推动公平招聘、晋升与管理实践，并符合企业良好治理及ESG（环境、社会及治理）标准。

离职与分离程序

详细说明员工在主动辞职、解雇或退休等情况下的流程，包括通知期的要求、最后薪资的结算时间、公司财物的归还流程及离职面谈安排。清晰的分离程序可有效避免争议，保障公司与员工的合法权益。

员工福利与关怀政策 列明公司提供的各项福利待遇，例如医疗保险、津贴、交通/电话补助、员工健康计划及其他福利。若适用，应说明各项福利的适用对象、福利范围及申请程序。该部分有助于增强公司福利政策的透明度，提升员工满意度与忠诚度。

从法律角度来看，明确的人力资源政策是公司在面对与解雇、员工不当行为或歧视相关纠纷时的第一道防线。马来西亚工业法庭在审理不当解雇或构成性解雇案件时，通常会评估雇主是否已按照内部程序妥善处理相关事宜。

标志性案例 Thomas Kuruvilla v Malaysia Digital Economy Corporation (MDEC) [2021] 工业法庭案 是雇主未能遵守自身政策的典型例子之一。在该案中，工业法庭裁定支持员工的主张，认定其因受到不公平待遇及雇主违背信任而构成建设性解雇（constructive dismissal）。关键在于，MDEC 未能遵循其自身的人力资源政策和内部申诉机制。因此，法院判令 MDEC 向 Thomas 支付超过 80 万令吉 的赔偿金。

从战略层面而言，清晰的政策有助于培养问责文化，减少员工对公司制度的模糊认知，并展现公司对良好治理与商业道德的承诺。

结论

清晰的人力资源政策不仅是行政管理工具，更是保障公司法律权益和实现战略目标的重要资产。通过完善制度文件并确保符合法律规定，公司可有效降低劳资纠纷的风险，集中资源推动业务增长。