随着马来西亚推进数字化转型议程，国内税务局（LHDN）即将实施强制性电子发票制度，这将重塑包括律师事务所在内的各类企业在账单管理和税务合规方面的运作方式。尽管此举旨在现代化国家的税务生态系统，但法律从业者必须做好准备，应对随之而来的营运与监管方面的变化。
什么是电子发票？电子发票是一种以数字方式开具、传输和存储发票的方式，采用由政府监管的标准格式。在马来西亚的电子发票计划下，所有发票都必须通过国内税务局（LHDN）平台进行验证，方式可以是手动提交或通过已批准的会计软件系统进行整合。此项措施将分阶段推行，第一阶段自2024年8月起适用于年营业额超过1亿令吉的企业，并将在2025年7月起全面强制实施，适用于所有纳税人。
电子发票如何运作, 该过程始于企业为提供的商品或服务生成电子发票。该发票按规定的标准化数字格式创建，以符合相关法规要求。已开具的电子发票必须提交至相关主管机关平台（例如，马来西亚的LHDN）进行验证。这确保发票符合税务和法律标准，在被视为正式发票之前进行确认。一旦验证成功，系统会生成确认通知，告知发票的状态。这为供应商和收件人提供合规性的确认。
一旦验证完成，电子发票将与收件人共享。这可以通过平台直接发送，电子邮件，或根据双方系统集成的设置进行发送。如果发现问题，例如信息不准确或未满足合规标准，主管机关可能会拒绝该电子发票。在这种情况下，供应商可能需要修改或取消发票，并重新发出更正版本，确保所有修改符合规定的指导方针。
如果在发票验证后需要更改（在规定的时间内），可以通过使用信用或借记凭证进行调整。这些更改必须在规定时间内处理，以确保合规。
对律师事务所的影响, 律师事务所与其他服务型行业一样，必须遵守电子发票的强制性规定。每一张开具的发票都必须通过 MyInvois 门户网站或与LHDN平台整合的系统进行验证。事务所必须确保其账单开具方式及内部政策符合新的规定要求。 依赖传统纸质发票或手动系统的律师事务所，需采用符合电子发票规定的会计软件，或将现有的事务管理系统与LHDN平台整合。此转型可能涉及额外费用，并需与IT服务供应商密切配合。
发票必须经过实时验证后方可被视为正式发票。若验证过程出现延误，可能会干扰现金流及客户账单周期，尤其对于依赖及时付款以应对日常营运开销与员工薪资的事务所影响尤为显著。一旦完成验证，每张发票将附带一个二维码，客户可通过扫描该二维码，自行核对所提交的发票详情是否准确并符合相关规定。
电子发票提高了交易透明度，并简化了税务审计流程，因为所有交易都有可追溯的电子记录。律师事务所必须保持准确、及时的账务记录，以避免因数据不符而产生罚款或被税务审计的风险。
鉴于法律服务的敏感性，电子发票的实施确实引发了对隐私的合理关注。律师事务所必须确保发票中涉及的客户资料被安全处理，并遵守专业操守规则及数据保护法律。建议事务所在发票中仅列明简要的服务描述，以保护客户隐私，除非其软件系统能够将开销（不含SST）与代付款项（含SST）分开列示。
负责开票与账务的员工必须接受有关电子发票流程的培训，包括如何处理错误、取消或更正发票。事务所需建立清晰的内部作业程序，以确保发票的准确性与合规性。任何对电子发票的调整必须在验证后的72小时内完成；若超过此时限仍需更改，事务所则必须通过开具贷项通知单（Credit Note）的方式修改原始交易。此规定适用于由事务所主动发起的更改，亦适用于因客户拒绝发票而引起的修改。
结论是电子发票的推行不仅是一次技术性的升级，更是一次深远的战略转型，直接影响律师事务所的核心运营模式。唯有及早规划、投资合适系统并培训相关人员，法律从业者才能顺利应对变革，提升账务处理的效率与透明度。
重要提示是建议法律合伙公司使用“D”注册号码进行电子发票注册，该号码对应于律师公会注册号码。如果一家公司经营多个分支机构（例如，在同一商号下的三个分支机构），则仅能使用一个税务识别号码（TIN）进行税务申报和电子发票报告，因为所有分支机构将作为合伙企业结构下的单一税务实体处理。个人独资企业在实施电子发票时可能会遇到商号不匹配的问题。这是因为电子发票系统会显示个人的法定名字（根据税务局的注册记录），而不是实际操作中使用的商号。这种不匹配可能会导致客户混淆，并可能影响公司的专业形象或品牌。
随着税务局（IRB）整合并交叉核对来自不同来源的数据（如电子财产税申报系统e-CKHT、电子发票平台和向LHDN提交的税务申报），法律公司可能会面临更高的审查。这引发了是否在开票和税务申报中完全遵守《职业自我监管指南》（SRO）的担忧。建议公司审查其内部开票和会计流程，确保严格合规。IRB实施电子发票旨在填补税务申报中的现有漏洞，特别是在服务行业。通过强制执行实时发票验证和标准化，电子发票系统减少了收入未报告、漏报应税收入或费用操控的风险。法律公司需要通过更新其开票系统、培训员工了解合规要求，并确保所有交易在规定的时间内正确记录和验证。
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